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Como controlar os gastos do seu evento

Seu orçamento já foi pro saco e você ainda tem um milhão de fornecedores pra contratar? Não pira! Vem comigo que hoje é o dia do controlar os gastos!



Me responde aqui: Como você faz o controle orçamentário do seu evento?

Letra A: Sou "profissa", tenho um sistema de controle.

Letra B: O Básico: planilha de excel

Letra C: Tem que controlar o gastos é?

MAS É CLARO QUE TEM QUE CONTROLAR O GASTO!

Se você respondeu Letra A ou LETRA B: Parabéns!

Agora, se você não tem controle nenhum anotado, tá tudo na sua cabeça… Bora pegar caneta e papel pra arrumar isso ai!


Planilha de Excel

É claro que em um cenário ideal você ter um sistema de controle de orçamentos é o sonho de toda empresa. Maaaasss...a realidade de pequenas e médias empresas brasileiras é outra e todos nós aqui sabemos que um sistema não tem lá um custo muito baixo.

Então quem pode ter: ótimo. Quem não pode tem que usar os recursos com custo mais baixo e até mesmo sem custo como: a planilha de Excel!

Se você vai organizar poucos eventos, ou vai fazer um evento esporadicamente... O Excel é um ótimo aliado pra você fazer o controle orçamentário do seu evento.

Você pode montá-lo no computador e ter sempre salvo a última versão em uma nuvem ou no seu e-mail mesmo.

Ou pode criar direto em uma nuvem...como o Google drive, por exemplo, que é um ótimo recurso. Basta você ter uma conta no Gmail e criar em “planilhas”. Ela tem todas as funcionalidades do Excel e é até bem parecida para usar.


A planilha de orçamentos é o primeiro item que você deve montar logo após decidir que vai organizar um evento. É através dessa planilha que você identifica tudo o que o seu orçamento permite e não permite contratar. O quanto você pode ou não gastar e também quais itens vai contratar, quais vai deixar de fora e quais vai contratar de última hora quando tiver com a situação do evento mais definida, esses casos quando tem venda de inscrições ou entrada de patrocínio.

Se o evento já tem um valor de organização fechado fica mais fácil de remanejar itens dentro da planilha, pois você economiza aqui e acaba tendo que gastar mais ali.


Separe essa planilha no meio e por categorias. Primeiro coloque todas as entradas de verba...se tiver entradas. Se for valor fechado coloque o valor total que pode ser gasto.

Faça colunas com os nomes dessas entradas e uma coluna de valores unitários e outra de valores totais. Ao lado faça ainda uma coluna com “observações”, assim você consegue anotar datas e outras informações que possam surgir.

Abaixo comece a colocar todas as despesas que evento irá gerar. Você pode ir colocando uma abaixo da outra conforme for lembrando ou separar por categorias se preferir. Eu prefiro ir listando conforme for pensando e lembrando de tudo o que será contratado. Feito isso, alguns itens você vai acabar já sabendo quanto irão custar, outros não.

Aqueles itens que você já sabe ou tem alguma ideia, coloque um valor aproximado, jogando para cima do valor real. Os demais deixe em branco.

Esses que você deixou em branco, que não faz ideia de quanto custam você terá de orçar para chegar a um valor mais aproximado.


Ajuste todas as fórmulas da sua planilha, por exemplo, você precisa comprar canetas personalizadas, na coluna 1 você coloca “canetas”, na coluna 2 a quantidade, na coluna 3 o custo unitário e na coluna 4 o total. Ajuste para que a fórmula some as quantidades vezes o valo unitário. E que o valor total diminua lá de cima dos custos totais do evento. Dessa forma se você quiser reduzir depois de 1000 para 800 canetas, você muda apenas a quantidade e o Excel faz todo o resto do calculo, assim você economiza tempo e não precisa refazer todo esse item.

Dica de ouro: Sempre confira se as formulas estão corretas em todos os itens. Pois se alguma delas mudar você pode ter uma dimensão errada de custo. Este tipo de planilha você faz uma vez só na vida e só vai atualizando para os demais eventos que for usar.


Dessa forma você vai montando a sua planilha de gastos item a item. Tente pensar em tudo o que pode virar um gasto. Ah e outra dica de ouro: sempre deixe um item chamado “extras” com um valor de uns 2 mil reais se for evento pequeno. Uns 10 mil se for evento médio e uns 20 mil se for evento grande. Esse item “extra” não é pra você usar não! Você sempre vai tentar reduzir custo de outros itens caso precise de mais dinheiro, mas é sempre bom tem uma reserva caso realmente precise.


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